Документы, подтверждающие проживание в гостинице во время командировки
Проживание командированного работника в гостинице оплачивается из средств организации. Поэтому такие расходы должны быть подтверждены документально. Вернувшись из бизнес-поездки, работнику необходимо сдать бухгалтеру документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке. К ним относятся:
- бланк строгой отчетности, если в фирме, оказывающих услуги по пребыванию, не используется контрольно-кассовый аппарат (в соответствии с Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 г);
- гостиничный счет (квитанция) и кассовый чек, если ККТ в отеле имеется.
Образец бланка строгой отчетности законодательством не регламентирован. Соответственно, каждый отель вправе разработать свой в произвольной форме. Главное, чтобы он отвечал следующим требованиям:
- имел обязательные реквизиты: название документа, серию и номер, наименование гостиницы, ИНН, адрес и круглую печать.
- был изготовлен в типографии, поскольку самостоятельная распечатка строго запрещена законом.
Если оплата проживания в гостинице в командировке производилась при помощи ККТ, то удостоверяющим источником становится кассовый чек с QR кодом. Он должен уточняться квитанцией-договором с указанием подробной информации о проживании работника, его обслуживании и соответствующих расценках.
Если вышеперечисленные бумаги были утеряны работником, то для подтверждения его расходов на проживание в командировке в гостинице можно запросить справку из отеля о том, что настоящий гражданин действительно находился там в рассматриваемый временной промежуток. Так же в справке должна быть указана детальная информация о предоставленных услугах и их стоимости. Желательно, чтобы у компании имелись и иные подтверждения времени присутствия сотрудника в том регионе, где располагается отель. Иначе споров с налоговиками не избежать.
В отелях постояльцам часто предлагают завтрак, который может включаться в квитанцию. Принимать его цену в состав расходов на проживание в командировке в гостинице, подлежащих компенсации из средств организации, не рекомендуется. Ведь налоговое законодательство прямо устанавливает, что оплате подлежат все дополнительные сервисы, кроме посещения кафе, баров, ресторанов и рекреационных процедур.
Для рационального расходования подотчетных средств организации вправе вводить лимиты проживания в гостинице в командировке. Но возможны ситуации, когда по разумным причинам постоялец в этот лимит не уместился. В подобной ситуации возмещение проживания в гостинице в командировке производится на основании счета, подтверждающего величину затрат.
