Гостиничные документы для командировочных

При отправке сотрудника в командировку организация выдает ему средства для размещения в гостинице. По возвращении он должен отчитаться о затратах. Рассмотрим, какие гостиничные документы для командировочных должны быть включены в авансовый отчет, что можно указывать в пунктах расхода, а от чего следует отказаться.

Правила оформления документов

Компании возмещают расходы своих сотрудников, понесенные при съеме жилья, аренде квартиры или размещении в гостинице. Это регулируется постановлением правительства России № 749 от 13.10.2008 года. Требуется лишь предоставить в бухгалтерию документы для командировочных за проживание.

Обязательными для предъявления являются кассовый чек и счет формы 3Г. Счет 3Г — отчетный документ, выписываемый гостиницей в трех экземплярах. Первый отдается клиенту, второй — своей бухгалтерии, третий хранится в архиве. При использовании механизированных систем экземпляров может быть 2.

При работе с онлайн-кассой постояльцу выдается фискальный чек с QR-кодом. Двухмерный штрих-код предназначен для проверки легальности деятельности организации. Информация с чека содержится в федеральной налоговой службе.

Бланк строгой отчетности (БСО) может использоваться в качестве основного гостиничного документа для командировочных. Он разрабатывается по усмотрению владельцев, но изготовляться должен типографским способом.

Помимо перечня предоставленных услуг и их стоимости он содержит:

• название документа;
• номер и серию;
• наименование поставщика услуг;
• юридический адрес и ИНН;
• синюю печать.

Разрешена распечатка бланка на принтере в случае, когда при этом используются автоматизированные системы. В противном случае документы на гостиницу могут не пройти проверку ИФНС.

Одной из обязательных форм документов для командировочных при сдаче квартиры является договор. Для его заключения достаточно предъявить паспорт гражданина РФ.

Договор содержит:

• сведения о поставщике услуги;
• сведения о потребителе;
• информацию о предоставляемом жилье;
• цену;
• период проживания.

Работодатель может затребовать от сотрудника другие документы для командировочных в гостинице:

• акт выполненных работ;
• прайс;
• счет-фактуру (обязательным является только для юридических лиц).

Как быть при утере документов

Поставщик услуг обязан хранить документы в архиве в течение 5 лет. Потому нет никакой проблемы в получении нового пакета — копий тех, что были предоставлены на проживание. Местные налоговые органы могут выдвигать ряд собственных требований. Тогда недостающие документы оформляются и высылаются почтой.

Какие услуги допустимо включать в счет

Стоимость питания, обслуживание в баре и ресторане гостиницы, пользование платными услугами в оздоровительных целях не может включаться в счет на проживание. По этому вопросу есть четкие указания Минфина в письме 03-04-06-01/263 от 14.10.2009 года. Завтрак, включенный в счет отдельной строкой, рассматривается как налоговый риск.

Одной из услуг гостиничного сервиса, которую допустимо учитывать в расходах — предварительное бронирование номера. При определении факта, подлежит или не подлежит расход компенсации, рекомендуется руководствоваться экономической целесообразностью той или иной услуги для организации, а не для сотрудника, находящегося в рабочей командировке.