Что такое авансовый отчет по командировке

Каждый сотрудник, хотя бы единожды отправлявшийся в рабочую поездку знает, что по возвращении на рабочее место он должен предоставить работодателю авансовый отчёт по командировке. Что же это такое?

Авансовый отчёт — это документ, в котором отражён расход средств, выданных учреждением работнику в качестве аванса перед поездкой. То есть авансовый отчёт по командировке — это обоснование потраченных финансовых средств, которые выдаются для оплаты проезда и жилья, а также включает в себя суточные. Он должен быть предоставлен сотрудником в течение 3 рабочих дней после возвращения на рабочее место и к нему должны прилагаться:

• Документы, подтверждающие расходы на проезд.
  Это могут быть ЖД или авиабилет (допускается и в электронном виде), чек об оплате такси, подтверждение об оформлении проездных, а также предоставление постельных принадлежностей в поездах.
• Документы, подтверждающие расходы на жильё. Кассовый чек из гостиницы, либо если снималась квартира — договор о найме/расписка.

Предоставление этих бумаг обязательно, так как по ним определяют продолжительность вашего отсутствия. После составления отчёта и прикрепления всех необходимых документов, нужно его отдать на проверку в бухгалтерию, чтобы исключить возможные ошибки в заполнении.

Расчёт с сотрудником производится только после проверки предоставленного авансового отчёта со всеми приложениями.

Остаток или перерасход — как быть?

Не исключены ситуации, когда после командировки часть средств останется неизрасходованной (остаток) — тогда их нужно вернуть в кассу.

Если наоборот, выделенных денег не хватает и тратится бОльшая сумма (перерасход) — разницу возвращают работнику, обязательно согласуя это с начальством.

Отчётный документ составляется по определённой форме, которую работодатель может разработать самостоятельно, или же использовать стандартную унифицированную форму N АО-1. Оформляется авансовый отчёт в одном экземпляре.

Образец заполненной формы: